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Written by Super User
Created: Thursday, 21 July 2016 20:52

¿Cómo incrementar la asistencia de sus pacientes?

 

La inasistencia de pacientes es un obstáculo que todos los consultorios privados  e IPS enfrentan continuamente, es un problema que afecta la continuidad de tratamiento, facturación y genera un ineficiente uso
de recursos.

Aunque hay circunstancias que están más allá del control tanto de pacientes como de las instituciones de salud y que definitivamente les impedirán asistir a sus consultas, por ejemplo, no contar con el dinero para pagar el servicio, la tecnología actual y un adecuado conocimiento de los pacientes establecen sencillos pasos que incrementarán la asistencia.

Primer paso: Capturar los datos correctos.

Asegúrese de que su paciente le permita tener datos de contacto correctos y actualizados. Es muy dificil encontrar a sus pacientes si les llama a un número telefónico de un apartamento en el que ya no viven o les escribe a la dirección de  correo electrónico que dejaron de usar cuando terminaron la universidad; es importante recordar a su personal administrativo que es prioritario actualizar periódicamente los datos de contacto.

Lo mejor que se puede hacer es tener en cuenta las leyes de manejo de datos personales y pedir de antemano autorización por escrito para contactar y enviar información y recordatorios al correo electrónico y número de celular via SMS ó apps, un momento oportuno para pedir esta autorización es aquel en el que se ingresa al paciente en su sistema.

Manténgase presente en la mente de su paciente en el corto y largo plazo.

Si hay un periodo de tiempo largo entre cada consulta u ocasión en que su paciente le visita, es una buena estrategia buscar que le tenga presente de manera constante, para esto las redes sociales son una alternativa que le permite estar en contacto de una manera ágil y  por medio de la cual usted puede compartir los avances que se dan en su área de experiencia, consejos y recomendaciones.

Compartir casos de éxito y testimonios de pacientes que estén dispuestos a colaborar de esta manera es una forma garantizada de  mantener el entusiasmo de sus pacientes para que sean constantes en su asistencia. Facebook es una gran herramienta para darle a conocer a sus pacientes noticias y actualizaciones sobre cómo funciona su institución, twitter le permite iniciar conversaciones y aclarar dudas con pacientes potenciales. Instagram, Pinterest y Periscope le permiten conectarse de una manera más visual.

Un boletín de noticias o newsletter es una táctica clásica y de efectividad probada para mantenerse en contacto con su público, por medio de esta puede compartir ofertas, contenido valioso, recomendaciones de largo formato y novedades. El correo electrónico es flexible y ha servido para mantener relaciones no por años, si no por décadas.

Recuerde sus consultas con suficiente anticipación.

Los pacientes, dependiendo de las circunstancias,  pueden dejar de asistir a una consulta porque la olvidaron y agendaron otra actividad a la que le dan prioridad; para evitar esto, comuníquese con ellos para recordarles sobre la cita con una anticipación  mayor a  3 días, nuestra recomendación es que se hagan dos recordatorios: uno en el punto intermedio en el tiempo entre la última consulta y la fecha asignada a  la siguiente, y otro un día antes. Así las cosas, si la última consulta se realizó el 2 de junio y la siguiente se establece para el 2 de julio, los recordatorios deberían enviarse el 17 o 18 de junio el primero y el segundo recordatorio el día primero de julio.

Hágalo personal.

Una persona es más propensa a responder a una propuesta o acercamiento cuando la percibe personal o cercana; para lograr esto en el contexto de los recordatorios para consulta médica, una técnica sencilla es incluir la razón por la cual el paciente está recibiendo sus servicios y resaltar los objetivos del tratamiento; por ejemplo,  un psicólogo que le ayuda a un consultante a superar una ruptura sentimental puede enviar un recordatorio como el siguiente:

Respetado Juan Perez:

Queremos recordarte que tienes una cita con el Dr. Valencia en la cual seguiremos trabajando sobre tu ruptura sentimental con los siguientes objetivos: 

·         Superación del duelo.

·         Creación de plan de vida como soltero.

·         Perdón.

Para nosotros,  eres muy importante, si tienes alguna dificultad para asistir te recomendamos avisarnos al teléfono 555 4238  o  al celular 3213185562.  

El formato y tono de la comunicación es su decisión y depende en un 100% de la forma como usted y su personal ha tratado siempre a sus pacientes, otro ejemplo, en este caso de una dermatóloga, es el siguiente:

Estimada Camila de la Hoz:

Este es un recordatorio sobre su consulta programada en el consultorio de dermatología de la Dra. Mariana Panqueva, donde daremos continuidad a su tratamiento por manchas en la piel, en esta consulta haremos seguimiento a: 

·         Alimentación apropiada

·         Medicamentos

·         Evolución de resultados de procedimiento 

 

Por favor confirme su asistencia y/o reprograme su cita llamando al teléfono fijo 555 4238  o  al celular 3213185562.  

Recordarle a sus pacientes la razón por la cual le buscaron en primer lugar, no solo incrementa las posibilidades de que asistan a su consulta, también les hará sentir que son importantes para usted y mejorará la opinión sobre su servicio.

En este punto lo más probable es que su paciente se comunique con usted para confirmar o reprogramar su asistencia a la consulta, en caso contrario puede usted recurrir a una llamada telefónica que es la forma más directa de comunicación.

De acuerdo con los resultados encontrados en el siguiente estudio: http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/16201955

La efectividad del uso de recordatorios vía correo electrónico y SMS es  similar; pero se resalta:

 

“La facilidad con la que un gran número de mensajes pueden ser personalizados y enviados por mensajería de texto SMS, junto con su disponibilidad y costo relativamente bajo, sugieren que puede ser un medio adecuado para mejorar la asistencia a los pacientes”.

Es  importante hacer un seguimiento a las ocasiones en las que se contacta a los pacientes para recordarles sus citas y saber cuál fue el resultado de las mismas. ¿Tiene usted una herramienta que le permita hacer este seguimiento? Nuestra recomendación es tener un sistema de envío de recordatorios que no sólo esté automatizado, si no que permita hacer un control de las respuestas recibidas por parte de los pacientes.

Implementando estas técnicas y herramientas, es posible incrementar la asistencia de sus pacientes a las consultas médicas. ¿Tiene usted alguna táctica para mejorar la asistencia de sus pacientes a las citas?

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